Bien communiquer est l'une des compétences les plus utiles que l'on puisse développer, et s'y entraîner ne coûte rien. Au travail, cela évite des erreurs et fait gagner du temps, à la maison, cela aide chacun à se sentir écouté. Cet article présente des habitudes simples pour rendre vos messages plus clairs, que vous écriviez, parliez ou écoutiez.
Commencer par l'objectif du message
Avant chaque e-mail ou chaque réunion, demandez-vous ce que l'autre personne doit savoir, ressentir ou faire ensuite. Un message sans objectif part dans tous les sens, et le lecteur doit deviner l'essentiel.
Placez l'idée principale en premier. Dans un e-mail, la demande ou la décision tient dans les deux premières lignes, puis vient le contexte. Dans une conversation, dites le titre avant l'histoire.
La page sur la communication sur Wikipédia montre combien de formes le sujet recouvre, des mots à la gestuelle. Elle rappelle que le ton et le contexte comptent autant que le vocabulaire.
Choisir des mots simples et des phrases courtes
Le langage simple n'est pas infantilisant. Il respecte le temps du lecteur. Remplacez les longues formules par des formules courtes, évitez le jargon si votre public ne le connaît pas, et gardez une seule idée par phrase.
Lisez votre texte à voix haute. Si vous manquez de souffle, la phrase est trop longue. Si vous butez, la formulation est maladroite et mérite d'être réécrite.
Si un enfant de dix ans ne comprend pas vos consignes, un adulte pressé aura probablement du mal aussi.
Écouter plus que parler
Une bonne communication fonctionne dans les deux sens. Accordez toute votre attention à l'autre, rangez votre téléphone et laissez la personne finir avant de répondre. Beaucoup de conflits naissent parce que l'on répond à ce que l'on s'attendait à entendre.
Posez des questions ouvertes avec quoi, comment et pourquoi. Elles invitent à expliquer plutôt qu'à répondre par un mot et montrent que la réponse vous intéresse.
Reformulez ce que vous avez entendu avant de réagir. Une phrase comme vous dites donc que le délai est le problème, c'est bien cela, permet à l'interlocuteur de confirmer ou de corriger.
Soigner le ton et le langage du corps
Les mots ne sont qu'une partie du message. La voix, le visage et la posture portent des émotions qui peuvent soutenir ou contredire ce que vous dites. Une phrase aimable accompagnée de bras croisés et d'une voix plate envoie un signal contradictoire.
À l'écrit, le ton est plus difficile à maîtriser. Des réponses brèves paraissent froides, et les majuscules ressemblent à des cris. Pour un sujet délicat, un appel vaut souvent mieux qu'une longue chaîne de messages.
Soyez prudent avec l'humour dans les messages écrits, surtout avec des personnes qui vous connaissent peu. L'ironie passe facilement inaperçue ou se comprend de travers.
S'adapter aux publics et aux cultures
Les personnes de milieux différents interprètent différemment la franchise, le silence et le niveau de formalité. Dans certaines cultures, un non direct est poli, dans d'autres il est brutal. Quelques notions sur vos interlocuteurs évitent des moments gênants.
Si votre public parle une autre langue, simplifiez votre texte avant de l'envoyer. Évitez les expressions imagées et l'argot, qui se traduisent mal. Pour des messages professionnels destinés à des lecteurs anglophones, une traduction anglais français réalisée par un professionnel garantit un résultat fidèle au sens d'origine.
Quand il faut se comprendre en direct avec quelqu'un qui parle une autre langue, l'interprétation téléphonique offre une solution rapide, comme l'explique cet article.
Rendre réunions et messages plus efficaces
Envoyez un ordre du jour avant chaque réunion et terminez par une courte liste de décisions et de responsables. Sans cela, chacun repart avec un souvenir différent de ce qui a été convenu.
Gardez vos e-mails courts et utilisez des objets clairs. Un objet comme validation du budget avant vendredi fonctionne mieux qu'un mot vague comme point.
Utilisez des listes pour les étapes et les échéances, et ne cachez pas les dates importantes dans de longs paragraphes. Les lecteurs parcourent d'abord et lisent ensuite.
Donner et recevoir un retour
Un retour est plus efficace quand il est précis, rapide et bienveillant. Décrivez ce que vous avez vu, expliquez l'effet et proposez un changement. Évitez les étiquettes comme paresseux ou négligent, qui poussent à se défendre plutôt qu'à progresser.
Quand c'est vous qui recevez un retour, marquez une pause avant de répondre. Remerciez, demandez des exemples et prenez le temps de réfléchir. Même une remarque injuste contient souvent un détail utile.
Dites aussi ce qui s'est bien passé. On répète ce qui est remarqué, donc le compliment est un outil pratique et pas seulement de la politesse.
S'entraîner un peu chaque jour
Écrivez un court résumé de votre journée, expliquez une idée difficile à un ami ou enregistrez un exposé d'une minute et réécoutez-le. Ces petits exercices construisent la clarté plus vite que des formations occasionnelles.
Lisez de bons auteurs. Observez comment ils structurent leurs paragraphes, introduisent leurs idées et terminent sur une phrase forte. Reprenez les techniques qui conviennent à votre style.
Demandez à une personne de confiance de vous signaler les habitudes qui la troublent, comme les mots de remplissage ou les e-mails très longs. Travaillez ensuite une habitude à la fois.
Pour terminer
Bien communiquer est une habitude et non un talent. Connaissez votre objectif, utilisez des mots simples, écoutez avec attention, surveillez votre ton et adaptez-vous à votre public. Quelques semaines de pratique régulière peuvent changer la façon dont on vous répond au travail et à la maison.
